Was eine Tomate mit Zeitmanagement zu tun hat und wie du tausend Dinge unter einen Hut bringst

Die Wissenssnacks sind ein Angebot für mein Team. Dieser hier ist auch für (noch) Nicht-Partner. Enjoy!

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Kennst du diese Tage, wo du ins Büro fährst und dir denkst, es würde heute ein ruhiger Tag werden?

Und kennst du auch das „BÄÄÄÄÄHM!!!“ mit dem dann tausend Dinge gleichzeitig auf dich hereinprasseln?

Kennst du? Dann sei willkommen in meiner Welt! 🙂

Die Rettung an solchen Tagen ist, man glaubt es kaum, eine Tomate. Oder besser gesagt, eine Technik, die nach ihr benannt wurde.

Grundprinzip der Pomodoro® -Technik ist es,

• sich fokussiert nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren
• Ablenkungen auszuschalten
• regelmäßige Pausen zu machen – und damit deine Produktivität zu erhöhen
• und trotzdem sicher zu sein, dass keine Aufgabe „hinunterfällt“

Die Methode ist ganz einfach:

1. In der Früh planst du, welche Aufgaben du erledigen möchtest und schreibst sie alle auf.
2. Dein Tag ist in 25-Minuten-Abschnitte aufgeteilt – das sind deine „Pomodoros“.
3. Du arbeitest jeweils für 25 Minuten absolut ohne Ablenkungen an einer definierten Aufgabe.
4. Danach machst du fünf Minuten Pause, in der du dich vom Arbeitsplatz entfernst. Bitte nicht irgendwelche anderen Kleinigkeiten erledigen. Pause ist Pause. Auch nicht Facebook checken! 😉
5. Du arbeitest erneut für 25 Minuten und legst anschließend wieder fünf Minuten Pause ein.
6. Nach vier Pomodoros machst du eine längere Pause, diesmal 20-30 Minuten .

Tipp: Mein erstes Pomodoro des Tages widme ich immer dem Aufschreiben aller Aufgaben und dem Zuordnen zu einzelnen Pomodoros.

Fragen und weitere Tipps

Wie mache ich das mit den E-Mails, die nebenbei dauernd eintrudeln? Eigentlich sollte ich die immer sofort beantworten.

Sinnvollerweise hast du dein Email-Programm nicht dauernd nebenbei offen. Ich bekomme viele Emails und mache das so, dass ich einen Pomodoro vormittags und einen nachmittags „Mailbearbeitung“ nenne und dann 25 Minuten lang nichts anderes mache als meinen Posteingang zu bearbeiten. Im Normalfall reicht das auch.

Bei mir steht dauernd jemand in der Tür und braucht was. Ich kann nicht ablenkungsfrei 25 Minuten „nicht da“ sein.

Die Technik ist natürlich schon für diejenigen am besten geeignet, die ihre Zeit tatsächlich frei einteilen können. Viele Home-Office-Tätigkeiten bieten sich beispielsweise dafür an. Es sagt aber niemand, dass man ausschließlich so arbeiten sollte. Auch wenn du nicht den gesamten Tag frei einteilen kannst, gibt es vielleicht Zeitfenster, wo es geht und wo sie sehr hilfreich sein kann.

Wie gehe ich mit Aufgaben um, die sich nicht in 25 Minuten erledigen lassen?

Verteile sie einfach auf mehrere Pomodoros – oder passe die Dauer deiner Pomodoros der Länge deiner Aufgaben an. 25 Minuten sind nicht in Stein gemeißelt. Wichtig ist der Rhythmus wie oben in der Grafik dargestellt. Länger als 45 Minuten empfehle ich aus eigener Erfahrung aber nicht.

Kleine Aufgabe, die keine 25 Minuten dauern – wie gehe ich damit um?

Dazu schaffe ich mir einen oder mehrere „Kleinigkeiten-Pomodoro“. Ordne einfach mehrere Aufgaben zu und fasse sie in einem Block zusammen.

Tools und Apps für die Pomodoro® -Technik

• TomatoTimer http://tomato-timer.com
• iOS-App Pomodoro-Timer https://itunes.apple.com/us/app/pomodoro-timer-focus-on-your/id872515009?mt=12

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